Digitalisierung im Handwerk: Wo anfangen? Ein Leitfaden in 5 Schritten
Joshua HellerAktualisiert am 9 Min. Lesezeit
Kurz gesagt
Fangt nicht mit der Frage an, welche Software ihr kauft, sondern mit dem Ablauf, der heute am meisten Zeit frisst. Den digitalisiert ihr zuerst, klein und mit den Leuten, die ihn täglich machen. Die fünf Schritte: Zeitfresser finden, einen Ablauf auswählen, Standard oder eigene Lösung prüfen, klein starten und testen, Förderung vor dem Start klären. Kostenlose Beratung bieten die Handwerkskammern.
Warum Digitalisierung im Handwerk so oft scheitert
Am Willen liegt es nicht. In der Bitkom-Studie zur Digitalisierung des Handwerks (Befragung Sommer 2025) sehen 89 % der Betriebe Digitalisierung als Chance, 62 % sehen konkreten Handlungsbedarf. Gleichzeitig sagen 72 %, sie hätten zu viel zu tun, um sich darum zu kümmern, und 58 % haben keinen Überblick, was überhaupt möglich ist. Ihren eigenen Digitalisierungsstand bewerten die Betriebe im Schnitt mit einer glatten 3.
Dazu kommt eine Geschichte, die fast jeder Inhaber kennt: Ein Programm wird gekauft, eingerichtet, einmal geschult – und nach drei Monaten schreiben alle wieder Zettel. Laut einer Capterra-Umfrage unter deutschen Softwarekäufern sind nur 29 % mit ihrer Anschaffung zufrieden. Das liegt selten an den Monteuren und selten an der Software. Es liegt daran, dass die Software ausgesucht wurde, bevor klar war, welches Problem sie lösen soll.
Digitalisierung im Handwerk heißt nicht, möglichst viel Software im Betrieb zu haben. Es heißt, dass Informationen einmal erfasst werden und dann dort ankommen, wo sie gebraucht werden: vom Monteur ins Büro, vom Büro in die Rechnung, von der Rechnung in die Buchhaltung. Jede Stelle, an der heute jemand abtippt, nachfragt oder sucht, ist ein Kandidat.
Schritt 1: Zeitfresser finden
Schreibt eine Woche lang mit – im Büro und bei ein, zwei Monteuren –, wofür Zeit draufgeht, die nichts mit der eigentlichen Arbeit zu tun hat. Typische Kandidaten:
- Tages- und Arbeitsberichte, die abends oder am Wochenende abgetippt werden
- Rückfragen „Was habt ihr da eingebaut?“ zwischen Büro und Baustelle
- Dieselben Kundendaten in Zettel, Excel und Branchensoftware
- Suchen: nach Fotos, Protokollen, der aktuellen Version einer Liste
- Rechnungen, die später rausgehen, weil Unterlagen fehlen
Wichtig ist eine grobe Zahl in Stunden pro Woche. Die braucht ihr später, um zu entscheiden, was sich lohnt – und um nach der Umstellung zu sehen, ob es besser geworden ist. Zur Einordnung: Laut KfW Research verbringen Betriebe im Bau im Schnitt 38 Stunden pro Monat allein mit Bürokratie, Unternehmen mit 5 bis 9 Beschäftigten sogar 55 Stunden. Da ist das Abtippen von Berichten noch gar nicht mitgezählt.
Schritt 2: Einen Ablauf auswählen
Nicht alles auf einmal. Nehmt den Ablauf, der am besten zu diesen vier Kriterien passt:
- Häufig: passiert jeden Tag oder jede Woche.
- Teuer: kostet nachweisbar Stunden oder verzögert Geld (Rechnungen).
- Klar geregelt: läuft immer ähnlich ab, auch wenn es heute auf Papier ist.
- Sichtbar: wenn er besser wird, merken es alle – das schafft Rückenwind für den nächsten Schritt.
In den meisten Betrieben landet man so beim Tagesbericht, bei der Auftragsübergabe an Monteure oder Subunternehmer oder bei einer Excel-Liste, an der alles hängt.
Schritt 3: Standard, Anpassung oder eigene Lösung?
Erst jetzt kommt die Werkzeugfrage. Es gibt drei Wege, und keiner ist immer richtig:
- Vorhandenes besser nutzen: Viele Branchenprogramme können mehr, als im Betrieb genutzt wird – etwa eine mobile App, die nie eingerichtet wurde. Kostet fast nichts.
- Standardsoftware dazukaufen: Für verbreitete Aufgaben wie Zeiterfassung gibt es gute Lösungen von der Stange.
- Eigene Lösung bauen lassen: Wenn euer Ablauf nicht ins Standardraster passt oder mehrere Programme verbunden werden müssen. Wann sich das lohnt und was es kostet, steht im Ratgeber Individualsoftware: Beispiele und Kosten.
Schritt 4: Klein starten, mit den Monteuren testen
Der teuerste Fehler ist ein großes Projekt, das am Alltag vorbei gebaut wird. Besser: ein klickbarer Prototyp nach wenigen Tagen, den Chef, Büro und zwei Monteure eine Woche lang im echten Betrieb ausprobieren. Was dort hakt, wird angepasst, bevor viel Geld geflossen ist. So entstehen Werkzeuge, die genutzt werden, weil die Leute, die sie nutzen, sie mitgestaltet haben.
Schritt 5: Förderung klären – vor dem Start
In Baden-Württemberg fördert das Land Digitalisierungsvorhaben kleiner und mittlerer Betriebe mit bis zu 50 %, maximal 20.000 € Zuschuss pro Vorhaben. Die wichtigste Regel: Gefördert wird nur, was vor dem Bescheid noch nicht begonnen hat. Wer erst startet und dann an Förderung denkt, geht leer aus. Alle Programme im Überblick: Förderung für Digitalisierung in Baden-Württemberg.
Was ohnehin kommt: die E-Rechnung
Ein Teil der Digitalisierung ist nicht freiwillig. Im Geschäft mit anderen Unternehmen müssen alle Betriebe seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen auch versenden, ab dem 1. Januar 2028 alle. Rechnungen an Privatkunden bleiben davon unberührt, ebenso Kleinbeträge bis 250 €. Und: Ein normales PDF per Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Das ist ein guter Anlass, den Weg vom Arbeitsbericht zur Rechnung einmal ganz anzuschauen: Wenn Berichte ohnehin digital vorliegen, ist die E-Rechnung nur noch ein Export – statt eines weiteren Programms, in das jemand abtippt.
Kostenlose Anlaufstellen in Baden-Württemberg
Die Handwerkskammern in Baden-Württemberg bieten eigene Digitalisierungsberatung an, oft kostenlos für Mitgliedsbetriebe. Das ist ein guter erster Schritt, um die eigene Lage einzuordnen. Wenn daraus ein konkretes Werkzeug werden soll, setzen wir es um – zum Festpreis und persönlich vor Ort. Hier findet ihr die Regionen, in denen wir unterwegs sind, mit den zuständigen Kammern und Anlaufstellen: