Glossar · Abläufe & Projekte
Prozessanalyseeinfach erklärt
Redaktion Digitalvorhaben · Stand:
Die einfache Erklärung
Eine Prozessanalyse untersucht, wie eine Aufgabe heute tatsächlich erledigt wird. Sie macht Schritte, Beteiligte, Informationen, Wartezeiten und Probleme sichtbar.
Was bedeutet das im Alltag?
Dafür werden echte Vorgänge betrachtet und die beteiligten Menschen befragt. Das Ergebnis ist eine nachvollziehbare Beschreibung des Ist-Zustands. Daraus lassen sich Verbesserungen ableiten, bevor Software ausgewählt oder entwickelt wird.
Ein Beispiel aus dem Betrieb
Ein Betrieb verfolgt einen Auftrag von der Anfrage bis zur Rechnung und entdeckt, dass das Büro vor der Abrechnung regelmäßig fehlende Baustellenberichte nachfordern muss.
Wann ist das für deinen Betrieb hilfreich?
Die Analyse hilft, den größten Engpass zu finden und Anforderungen präzise zu beschreiben. Sie kann auch zeigen, dass eine organisatorische Änderung reicht und kein neues Programm nötig ist.
Worauf solltest du achten?
Betrachte nicht nur den Idealablauf. Änderungen, unvollständige Angaben und Vertretungen gehören zur Realität. Eine Analyse nur mit der Geschäftsführung übersieht leicht wichtige Details aus Büro und Außendienst.
Diese Fragen helfen im Gespräch
- Welche normalen und schwierigen Vorgänge betrachten wir?
- Welche Beobachtung soll die Priorität für den ersten Schritt begründen?
Vom Begriff zur Entscheidung
Digitalisierungsworkshop: Mit einem klaren Plan anfangen
Was ein Digitalisierungsworkshop bringen sollte: echte Abläufe verstehen, Probleme priorisieren und einen umsetzbaren ersten Schritt für deinen Betrieb festlegen.