Glossar · Abläufe & Projekte
Workfloweinfach erklärt
Redaktion Digitalvorhaben · Stand:
Die einfache Erklärung
Ein Workflow ist eine festgelegte Folge von Arbeitsschritten, die zu einem Ergebnis führt. Dazu gehören Aufgaben, Verantwortliche, Übergaben und mögliche Entscheidungen.
Was bedeutet das im Alltag?
Ein Workflow kann manuell, digital oder teilweise automatisch ablaufen. Wichtig ist, dass klar ist, was einen Schritt auslöst und wer anschließend weiterarbeitet. Er muss auch Rückfragen oder Korrekturen berücksichtigen.
Ein Beispiel aus dem Betrieb
Eine Anfrage wird geprüft, ein Angebot erstellt und nach Zusage ein Auftrag angelegt. Danach folgen Durchführung, Dokumentation und Abrechnung. An jeder Übergabe werden bestimmte Informationen benötigt.
Wann ist das für deinen Betrieb hilfreich?
Ein beschriebener Workflow macht Engpässe sichtbar und hilft bei Vertretung oder Einarbeitung. Er ist außerdem eine Grundlage dafür, passende Software auszuwählen oder einzelne Schritte zu automatisieren.
Worauf solltest du achten?
Ein Diagramm allein verändert die Arbeit nicht. Prüfe den Ablauf mit den Menschen, die ihn täglich ausführen. Unnötige Schritte sollten vor einer digitalen Umsetzung hinterfragt werden.
Diese Fragen helfen im Gespräch
- Wann beginnt und endet der Vorgang?
- Wer übernimmt bei Rückfragen oder fehlenden Informationen?
Vom Begriff zur Entscheidung
Digitalisierungsworkshop: Mit einem klaren Plan anfangen
Was ein Digitalisierungsworkshop bringen sollte: echte Abläufe verstehen, Probleme priorisieren und einen umsetzbaren ersten Schritt für deinen Betrieb festlegen.